Тайм-менеджмент – рациональное использование времени
Чтобы повысить скорость и результативность работы, а также получить больше свободного времени, можно попробовать применить концепцию управления временем. Эта теория стала в последнее время довольно популярной и используется как на корпоративном, так и на персональном уровне. Ее основная цель – как можно более эффективное и оптимальное использование времени и как следствие – повышение скорости и качества работы, достижение желаемого за более короткие сроки, снижение нагрузки, более длительный отдых и многое другое. Ее применение позволит человеку более четко контролировать собственное время и жизнь и повышать личную эффективность. А фрилансер вообще может использовать эту систему по максимуму.
Использование тайм-менеджмента в работе имеет ощутимые достоинства: снижение расхода сил и средств, улучшение памяти, уменьшение уровня стрессов и повышение стрессоустойчивости из-за готовности к непредвиденным ситуациям. Заметно повышается самодисциплина, бороться с собственной ленью становится намного проще.
Неотъемлемая часть тайм-менеджмента – определение приоритетов. Нужно решить, что является более важным, и заниматься этим в первую очередь, а потом подходить к решению менее значимых вопросов. Лучшие силы и время нужно отдать главному. Некоторые вещи вы можете не успеть сделать сегодня или на этой неделе (в этом году), так пусть лучше это будет что-то второстепенное. Кроме того, можно остановиться и подумать: вдруг у вас есть маленькая мечта, осуществление которой вы все время откладываете, и, в конце концов, она так и не сбывается, а вы потом будете жалеть о том, чего уже не вернуть?
Одним из инструментов тайм-менеджмента также является составление плана рабочего дня. Он позволяет структурировать информацию, четко составить план действий и не пропустить важные детали. С ним можно быть уверенным, что вы ничего не забыли. План стимулирует, подстегивает к выполнению намеченных заданий, дисциплинирует. Это очень хороший способ борьбы с ленью. Имея обзор рабочего дня перед глазами, проще контролировать весь свой трудовой процесс. Завершая текущие дела и ставя галочку напротив выполненных заданий, вы как бы хвалите себя; визуально отображенный список выполненных дел повышает самооценку, дает удовлетворение проведенным рабочим днем, мотивирует к выполнению новых заданий. Расписывать план на день и более протяженные сроки можно в ежедневнике или специальных программах на компьютере. Планирование должно быть простым и гибким. И, независимо от плана, нельзя пропускать подвернувшиеся удачные возможности.
Работать нужно не столько много, сколько эффективно. Любое дело оценивается не по объему работы и сложности исполнения, а по тому, что оно дало для достижения цели.
Большую часть времени съедают так называемые тормозящие факторы. Это различные помехи, возникающие в процессе работы: ненужные звонки, отвлекающий шум с улицы, люди, которые всегда что-то от вас хотят именно в тот момент, когда вы заняты, медленный Интернет, закончившаяся бумага и т.д. Каждый раз, когда вы отрываетесь от работы, вы теряете концентрацию, и требуется некоторое время, чтобы снова вникнуть в задание. Вы сбиваетесь с ритма. Кроме того, это просто раздражает. Поэтому нужно постараться минимизировать воздействие тормозящих факторов.
У всех бывают такие неприятные дела, которые очень не хочется выполнять. И мы оттягиваем момент решения этих вопросов. Но от них никуда не деться. Так не лучше ли пойти и сделать это сразу, чтобы потом не возвращаться мыслью к неприятному и спокойно работать?
Страшный враг плодотворной работы – лень. Нужно заставить себя работать. Вспомните, для чего вы все это делаете. И чем быстрее сделаете – тем лучше.
Не отвлекайтесь! Не тратьте время на просмотр телевизионных передач, бессмысленный серфинг по Интернету, соцсети и чаты, болтовню по телефону.
Поддержание порядка на рабочем месте тоже может помочь выиграть время. Каждый день, завершая работу, пять минут отводите на уборку стола. Это позволит быстро находить нужные записи и предметы во время работы, освободит больше свободного места, избавит стол от загромождения ненужными вещами, которые очень быстро накапливаются.
Недосыпание – причина неэффективной работы. Хроническое недосыпание снижает продуктивность и качество труда, и отсыпаться по выходным – плохое решение. Регулярный полноценный сон полезен и важен не только в работе, но и для поддержания здоровья.
Естественно, жесткое планирование подходит не всем. Можно более гибко подходить к планированию, оставлять себе свободу действий, но главное – не забывать о своих приоритетах. Рациональное использование времени лучше всего работает при индивидуальном подходе. Человек должен сам разработать ту систему управления временем, которая идеально ему подходит.
Существует мнение, что применение тайм-менеджмента делает человека машиной с рационализированной, рафинированной жизнью. Глеб Архангельский, ведущий российский специалист в этой области, считает, что это не так. Он говорит, что для того, чтобы у человека было больше времени на се6я и свою жизнь, нужно уплотнить расход времени, минимизировать его потерю. Кроме того, необязательно оптимизировать все области своей жизни, можно подвергнуть «разгону», к примеру, только ее рабочую часть.
Если вас очень заинтересовал вопрос рационального жизненного процесса, можете прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».